Hur du räknar fram kostnaden för dåligt fungerande IT-/dokumentlösningar

Dela inlägget:

crash-215512_960_720Om du kände till den totala kostnaden för ditt företags IT/dokumentlösningar så skulle du kunna ta bättre beslut om hur ni skall gå vidare med företagets IT-satsningar.

Hur mycket kostar det egentligen när datorer och skrivare inte fungerar som dem skall?

Om fokus för era IT-kostnader legat på vad ni spenderar på hårdvara och mjukvara så har ni bara skrapat på ytan. Fortlöpande dolda kostnader så som service och support kan mångdubbla den tidigare kalkylerade kostnaden. Experter har uppskattat att ca 80% av den totala kostnaden inom IT inträffar efter det initiala inköpet. Så hur mycket kostar en dålig IT/dokumentlösning för ditt företag? Det är en svår fråga att svara exakt på men låt oss göra ett försök.

 

Hur man räknar:

  • Försök räkna fram hur många timmar per arbetsdag dina anställda lägger ner på att försöka fixa program, datorer och skrivare som inte fungerar.
  • Lägg till tiden varje anställd lägger på att försöka utbilda sig själv för att hitta lösningar på problemen, eller hur mycket tid en kunnig anställd lägger på att försöka hjälpa andra.
  • Multiplicera sedan ovan med företagets snittlön per timme, eller försök att uppskatta företagets nertid för föregående månad och multiplicera tiden med företagets snittlön per timma.

Om du förvånas över hur dem sammanlagda kostnaderna skenar iväg, även med dessa enkla räknemetoder så är det troligtvis dags att ta en närmare titt på hur en dålig IT/dokumentlösning påverkar ditt företag. Utan en bra fungerande lösning förlorar man pengar på bortkastad arbetstid och sviktande motivation hos de anställda. Det kan även skada företagets rykte om det blir ett avbrott i kommunikationen och serviceutbytet med kunder och företagspartners.

 

Idag påverkar IT allt.

Hur er IT fungerar är en viktig del av hur ert företag uppfattas av era kunder och er personal. Det är vettigt att investera i IT för att säkerställa en fortlöpande fungerande lösning och minska onödiga utgifter. Med en dåligt fungerande lösning för IT och dokument så äts vinsterna upp. Dunn & Bradstreet som är världens ledande leverantör av affärs- och kreditinformation uppskattar att 59% av U.S.A.s 500 största företag upplever i snitt 1,6 timmars avbrott per vecka. Räknar man med ett företag som har 1000 anställda med en snittlön på 193kr i timmen så motsvarar avbrottet en förlust på över 1.300.000kr i månaden. (1,6*4,35*193*1000=1343280)

Men det är inte slut där. Även om trasiga skrivare och felande applikationer oftast kan återställas till fullgod funktion relativt snabbt så kan en fullständig återläsning av databaser och program ta mycket längre tid. Tiden det tar att återställa ett system från ett totalhaveri äter i sig vinsterna, minut för minut, och det är mindre företag som drabbas hårdast. Under återläsningsperioder så kan anställda i små företag endast jobba med 57% av deras fulla kapacitet jämfört med 67% i medelstora och stora företag.

 

Hur förbättrar man situationen?

Under det tidigare ostadiga ekonomiska läget var det naturligt för företag att skära ner på IT och dokumentlösningar för att kontrollera sina kostnader. Att äga sin egen IT verkade förnuftigt i det läget. Problemet är att så fort egenägda lösningar slutar att fungerar blir det mycket distraherande för personalen som är ansvariga för den dagliga driften då dem är tvungna att arbeta för att lösa problemet samtidigt som dem blir efterfrågade av alla som har problem. Att inte ha tillgänglig IT-personal när datorer och skrivare inte fungerar som dem skall eskalerar snabbt till en ohållbar situation och det kan ta mycket lång tid att komma tillbaka till full produktivitet även efter att grundproblemen är lösta.

Idag ser företag i alla storlekar värdet i att köpa sina IT och dokumentlösningar av en tjänsteleverantör som har insikten och kunskapen att tillgodose just deras unika behov.

 

Välj rätt partner

Med rätt tjänsteleverantör arbetar man tillsammans för att se till att lösningen alltid ligger fullständigt i linje med verksamhetens behov. Som tjänsteleverantör är det mycket viktigt att förstå vad det innebär för företaget ifall det skulle bli en störning i tjänsternas leverans. Oavsett om det gäller en enstaka företagskritisk applikation eller företagets samtliga IT-/dokumenttjänster så måste man känna sig trygg i att ens servicepartner hela tiden hjälper till att få ner direkta och indirekta kostnader samt minimerar risken för avbrott.

Det kommer aldrig ett bra läge för att byta IT-leverantör, men om man inte tar tag i problemen kommer företaget tappa sin vinst och sitt rykte.

 

Jag arbetar på Koneo-kontoret i Visby, vi hjälper företag att ta fram effektiva IT- och dokumentlösningar. Kontakta mig ifall du är intresserad att hitta rätt IT-/dokumentlösning för ditt företag.
Besök vår hemsida http://www.koneo.se för att få kontakt med ditt lokala Koneo-kontor.
Vi finns nära dig i hela Sverige. Vi gör IT enklare.

sign

 

Faktakällor: Dunn & Bradstreet,  ovum.com, cio.com

En reaktion till “Hur du räknar fram kostnaden för dåligt fungerande IT-/dokumentlösningar

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *